So hältst du deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
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Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Teil 2: Halte deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
Den erste Schritt zu einem funktionierenden Aufgabenmanagement hast du geschafft: du hast dir einen Überblick verschafft. Alle Aufgaben in einer To-Do-Liste erfasst, alles Überflüssige aussortiert und die restlichen Aufgaben priorisiert. Falls nicht, dann lies am Besten erstmal den ersten Teil der Serie.
Der neue Überblick fühlt sich gut an, oder? Damit das auf Dauer so bleibt, brauchst du noch einige Routinen, mit denen du dafür sorgst, dass alles aktuell bleibt und du den Überblick auf Dauer erhalten kannst.
1. Stelle sicher, dass alle neuen Aufgaben in deiner To-do-Liste landen
Mach dir klar wo deine Aufgaben herkommen. Sicher über den Maileingang; per WhatsApp, per Skype, über sonstige Messenger; aus irgendwelchen Meetings oder auch per Zuruf. Finde heraus, welche Eingänge dein System hat und überlege dir für jeden dieser Eingänge, wie du die Aufgaben in dein Aufgabensystem überführst.
Bei mir sieht das so aus: Aufgaben, die per Mail reinkommen und die ich nicht sofort erledigen kann, übernehme ich in mein Aufgabensystem. Das ist wichtig, denn sonst wird das Mailprogramm zur parallelen To-Do-Liste und die Transparenz der einen Liste ist dahin. Gut geht das etwa in Outlook, hier kannst du eine Mail ganz einfach in eine Aufgabe umwandeln.
Für alle Aufgaben, die ich in Meetings bekomme, habe ich eine Kladde. Da schreibe ich alles auf, was wichtig ist, Aufgaben kennzeichne ich mit einem Kästchen. Und gegen Ende des Arbeitstags gehe ich die Notizen des Tages durch, erledige die Kleinigkeiten gleich und erfasse die restlichen Aufgaben in meiner Aufgabenliste.
Alles andere erfasse ich am Handy in einer Sammelliste meines Aufgabentools. Die Sammelliste ist ein wichtiger Filter, dadurch kann ich die Aufgaben in Ruhe nochmal überprüfen, bevor ich sie in meine To-do-Liste übernehme. Oft schreibe ich vorschnell etwas auf, was ich ja tun könnte – und entscheide dann in Ruhe, dass das eigentlich gar nicht wichtig ist.
2. Überarbeite deine To-do-Liste regelmäßig
Dein System funktioniert nur, wenn du es aktuell hältst. Du solltest deine Eingangsorte regelmäßig überprüfen und neue Aufgaben zu deiner Aufgabenliste hinzufügen. Außerdem solltest du deine Aufgabenlisten regelmäßig überfliegen, erledigtes abhaken, überholtes löschen und deine Prioritäten überprüfen.
Wie häufig regelmäßig ist, hängt von deinem Umfeld und deiner Liste ab. Meine beruflichen Eingänge, insbesondere den Posteingang, prüfe ich etwa 3x am Tag, Privat ist einmal am Tag völlig ausreichend. Meine Kladde und die Sammelliste meiner Aufgaben-App überarbeite ich immer in der letzten halben Stunde vor Feierabend, wenn das mal gar nicht geht direkt am nächsten Morgen.
Ähnliches gilt für die Aufgabenlisten: meine „jetzt wichtig“-Aufgaben habe ich ständig im Blick, meine „bald wichtig“-Aufgaben überfliege ich mindestens einmal am Tag. Dabei sehe ich, was in die Kategorie “jetzt wichtig” wandern sollte.
Einmal die Woche gehe ich meine gesamte Aufgabenliste durch. Ich prüfe ob die “jetzt wichtig” und “bald wichtig” Aufgaben tatsächlich noch aktuell sind, hake sie ab oder lösche sie. In seltenen Fällen schiebe ich sie auch zurück in die “Irgendwann”-Liste. In diesem Fall hinterfrage ich aber erstmal kritisch, warum sie mir bisher nicht wichtig genug waren um sie zu erledigen und ob ich sie dann nicht doch einfach löschen könnte.
Die Aufgaben in der Liste “Irgendwann” gehe ich ebenfalls durch und sichte, ob etwas davon in die “bald wichtig”- oder die “jetzt wichtig”-Liste wandern sollte. Und natürlich prüfe ich dabei, welche Aufgaben gelöscht oder abgehakt werden können.
3. Löse Probleme und verbessere dein System kontinuierlich weiter
Im Prinzip war das schon alles, was du brauchst. Allerdings wirst du im Laufe der Zeit immer wieder auf Probleme stoßen. Die Listen werden so unübersichtlich, dass du nicht mehr wirklich damit arbeiten möchtest, dein privates und berufliches Aufgabenmanagement greifen nicht so ganz ineinander, du hast das Gefühl mehr Zeit mit der Pflege deiner Aufgabenlisten als mit dem tatsächlichen Abarbeiten zu verbringen.
Was es auch ist: achte genau darauf, wie es dir mit deinem Aufgabensystem geht. Grenze genau ein, was es ist, das dir Schwierigkeiten macht und woher es kommt. Und dann versuche eine Lösung dafür zu finden. Je einfacher und stabiler die Lösung, desto besser. Vermeide es, dich zu verkünsteln: das Aufgabenmanagement ist dafür da, dich zu unterstützen. Es sollte nie zum Selbstzweck werden.
Während manche Leute relativ schnell in ein stabiles und funktionierendes System finden, werden andere immer wieder Änderungen vornehmen und Neues ausprobieren. Ich falle in die zweite Kategorie: ich bin laufend am optimieren, auch weil ich die Abwechslung einfach brauche. Das ist wichtig für mich und ein Teil eines für mich funktionierenden Systems – solange ich die Zeit, die ich dafür aufwende begrenze.
Das wars für heute, nächste Woche folgt der dritte Teil zu häufigen Schwierigkeiten bei der Umsetzung und möglichen Lösungen. Außerdem verrate ich dir, wie mein eigenes Aufgabenmanagement aufgebaut ist. Bleib dran und folge mir am Besten auf Pinterest, damit du nichts verpasst.
Du schaffst das.
Alles Gute,
Jessica
Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Wie du als Working Mom den Überblick gewinnst.
Die bisher erschienen Teile der Serie findest du hier:
Teil 1: Aufgaben organisieren und den Überblick herstellen
Teil 2: Halte deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
Teil 3: Häufige Schwierigkeiten bei der Umsetzung
Teil 4: Wenn es einfach zu viele Aufgaben sind
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