Warum dein Aufgabenmanagement nicht funktioniert
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Häufige Schwierigkeiten bei der Umsetzung deines Aufgabenmanagements
In den letzten Beiträgen hatte ich darüber geschrieben, wie du den Überblick über deine Aufgaben gewinnen kannst und wie du diesen Überblick auf Dauer bewahrst. Die ersten Schritte sind meist schnell und einfach erledigt, die wirkliche Herausforderung liegt im Durchhalten. Nach einiger Zeit treten typischerweise Schwierigkeiten in der Umsetzung des Aufgabenmanagements auf.
Heute soll es um diese Probleme mit der To-Do-Liste gehen und darum, was du dagegen tun kannst. Ich merke beispielsweise von Zeit zu Zeit, dass ich anfange parallele Systeme zu nutzen: die wichtigsten Aufgaben auf einen Zettel schreibe, gar nicht mehr wirklich an mein Aufgabensystem ran will. Oder dass ich anfange neue Tools auszuprobieren. Das ist für mich ein Zeichen, dass etwas nicht stimmt und ich mich auf die Suche nach der Ursache machen sollte
Wenn du erkennst, in welche Muster du immer wieder verfällst, wird es dir leichter fallen, dran zu bleiben und rechtzeitig gegenzusteuern. Denk daran: es lohnt sich. Für weniger Stress, mehr Zuverlässigkeit, mehr Effizienz.
Deine To-Do-Liste ist zu lang und zu unübersichtlich geworden
Erschlägt dich deine To-Do-Liste? Das häufigste Problem in der Umsetzung eines Aufgabenmanagements ist wohl, dass die To-Do-Liste über kurz oder lang aus dem Ruder läuft. Dann ist eine besonders gründliche Überarbeitung fällig, bei der du besonders auf die folgenden typischen Probleme achtest.
Wenn das noch nicht reicht, solltest du dir anschauen, was es für Aufgaben sind, die deine Liste füllen. Lauter Kleinigkeiten, zu denen du einfach nicht kommst? Oder größere Brocken, bei denen du einfach keinen Einstieg findest? Sind vielleicht kritische Entscheidungen offen, die du erstmal treffen müsstest? In diesem Fall hilft diese Checkliste die richtigen Ansatzpunkte zu finden.
Veraltete Aufgaben in der To-Do-Liste
Ältere Aufgaben solltest du dir besonders genau anschauen, meistens hat es einen Grund, wenn etwas länger liegen bleibt. Ist das noch aktuell? Will ich das wirklich angehen? Hat es sich vielleicht von selbst erledigt oder ist dir gar nicht mehr so wichtig? Traue dich, möglichst viel zu streichen. Und bei dem, was du wirklich angehen willst, achte auf die folgenden Punkte.
Damit sich in Zukunft kein solcher Bodensatz mehr bildet, solltest du dir überlegen, wie es überhaupt soweit gekommen ist. Hast du eine Routine zur regelmäßigen Überarbeitung eingeführt? Hältst du dich zuverlässig daran? Wenn nicht, woran liegt das? Wie könntest du es in Zukunft besser machen?
Die Aufgaben sind nicht konkret genug formuliert
Wenn du Aufgaben einfach nicht erledigt bekommst, sind sie häufig zu unspezifisch. Prüfe, ob alle Aufgaben so konkret formuliert sind, dass du genau weißt, was zu tun ist. Schreibe alle wichtigen Informationen in den Titel. Achte darauf, dass immer ein Verb in der Beschreibung vorkommt, das hilft dir konkret zu werden. Also beispielsweise “Peter anrufen zum Status Projekt XY” statt “Anruf Peter”.
Deine Aufgabe sollte immer der nächste Schritt sein, den du tatsächlich angehen kannst. Wenn du zu große Brocken in der To-Do-Liste hast, wirst du keinen Anfang finden. Wenn da steht “Geburtstagsparty organisieren” ist das in Wirklichkeit keine Aufgabe, sondern ein Projekt. Aufgaben wären “Termin für Geburtstagsparty festlegen”, “Gäste einladen”, “Menü planen” usw.
Du kannst die Aufgabe gar nicht direkt angehen
Kannst du die Aufgabe direkt angehen? Oder fehlt etwas damit du anfangen kannst? Musst du erst etwas besorgen, eine Entscheidung treffen, mit jemandem sprechen? Dann ist das in Wirklichkeit deine Aufgabe – und so solltest du sie auch formulieren. Also “Einladungskarten kaufen” statt “Einladungen schreiben”.
Falls du Angst hast, dass du den nächsten Schritt dann aus dem Auge verlierst, hat sich eine “Warte-Liste” bewährt, auf der alle Aufgaben stehen, für die etwas fehlt. Ein Angebot, die Antwort vom Kollegen, die Freigabe vom Chef. Schaue regelmäßig darüber und sobald alles da ist, verschiebe die Aufgabe ins die To-Do-Liste.
Du hast lauter Kleinigkeiten auf der To-Do-Liste
Quillt deine Aufgabenliste über vor Kleinkram? Lauter Dinge die in wenigen Minuten erledigt sind, aber dein gesamtes System blockieren? Am Besten, du bündelst sie und nimmst dir eine Stunde Zeit, um voller Power so viel wie möglich davon zu erledigen. In Zukunft solltest du darauf achten, dass du nur Dinge aufschreibst, die du nicht sofort und innerhalb weniger Minuten erledigen kannst.
Oder hast du es zu gut gemeint und wirklich alles aufgeschrieben? Auch die Dinge, die du ohne Erinnerung ganz automatisch machst? Zähne putzen, Küche aufräumen, Sport? Übertreibe es nicht; alles, wofür du eine Routine hast, verstopft die To-Do-Liste nur unnötig. Nur wenn du wirklich befürchtest, dass es sonst liegen bleibt, solltest du es aufschreiben.
Du unterscheidest nicht zwischen Aufgaben, Projekten und Terminen
Deine Aufgabenliste ist für Aufgaben da. Punkt. Eine Aufgabe ist ein Arbeitspaket, das in einem Rutsch erledigt werden kann. Ideal, wenn du sie so abgrenzen kannst, dass die Dauer nicht zu lange ist, für mich haben sich maximal 2 Stunden bewährt. Alles, was mehrere aufeinanderfolgende Schritte zur Erledigung braucht, sind Projekte. Für den besseren Überblick lohnt es sich, eine separate Projektliste zu führen und regelmäßig zu prüfen. Wenn du dich bei jedem Projekt fragst “Was ist hier der nächste Schritt?”, dann bekommst du Aufgaben, die in der Aufgabenliste richtig sind.
Ähnliches gilt für Termine: jede Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden muss, gehört in den Kalender, nicht in die Aufgabenliste. Meetings; die Aufgabe, die du heute um 2 gemeinsam mit dem Kollegen erledigen willst; der Kunde, der nur um 3 erreichbar ist. Aufgaben, die du fest im Kalender eingeplant hast, kannst du eigentlich aus der Aufgabenliste streichen – wenn du sie dann auch zuverlässig erledigst. Falls das öfters nicht klappt, ist das der einzige Fall, wo eine Doppelung von Aufgabenliste und Kalender sinnvoll sein kann.
Weitere häufige Probleme beim Aufgabenmanagement
Du bist ungeheuer produktiv und kommst trotzdem nicht voran
Kennst du das? Du hast einen tollen Lauf und hakst einen Punkt nach dem anderen auf der To-Do-Liste ab. Und trotzdem kommst du nicht wirklich vom Fleck, hast abends noch diverse wichtige und dringende Aufgaben offen? Wenn das öfters vorkommt, hast du entweder den Schritt der Priorisierung übersprungen oder die falschen Prioritäten gesetzt. Die Versuchung, an den schnellen und einfachen Aufgaben zu arbeiten ist groß, aber das sind häufig gerade nicht die Aufgaben, die dich wirklich voranbringen.
Stelle sicher, dass alle Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen, ebenfalls auf der To-Do-Liste stehen – wenn du dich nur auf das konzentrierst, was von außen an dich herangetragen wird, gehen deine eigenen Ziele unter. Gehe jeden Tag deine Aufgabenliste durch und entscheide, welche 5 Aufgaben die wichtigsten und jetzt fällig sind. Und dann halte dich an die Prioritäten und arbeite diese zuerst ab.
Die To-Do-Liste hat die Kontrolle über dein Leben übernommen
Vergiss nie: dein Aufgabenmanagement ist für dich da, nicht du für dein Aufgabenmanagement. Lasse nicht zu, dass du nur noch lebst um die Aufgaben abzuarbeiten. Klar, das kann sich sehr produktiv anfühlen und für einige Zeit ist das toll. Aber du solltest immer wieder für einen Ausgleich sorgen. Plane schöne Dinge ein, nimm dir Auszeiten.
Gib dir etwa bewusst frei, wenn du mit deinen Kindern unterwegs bist. Jetzt ist nicht die Zeit, um noch schnell ein paar To-Dos abzuhaken. Achte darauf, dass du einen Feierabend hast. Generell gilt: Wenn die Liste zu lange ist, ist schneller zu arbeiten nicht der richtige Weg. Sei clever und sortiere lieber aus. Mehr Tipps dazu nächste Woche.
Du verschwendest immer wieder viel Zeit auf der Suche nach dem perfekten Tool
Immer, wenn es zu stressig und meine Listen zu lange werden, fange ich an nach einem neuen Aufgabentool zu suchen. Mit der unbewussten Hoffnung, dass ich nur das perfekte Tool finden muss, um dann wieder alles im Griff zu haben. Wenig überraschend: das funktioniert leider nicht, ich verliere lediglich Zeit damit, Tools zu suchen und einzurichten.
Auch das beste Aufgabentool kann nicht verändern, was du in die Liste eingetragen hast. Es verwaltet lediglich die Aufgaben – und da sind die Tools alle ziemlich. Die Unterschiede liegen in der Optik, den Feldern, der Verschachtelung von Listen, der Synchronisationsmethode und den Automatisierungsmöglichkeiten. Ein anderes Tool kann etwas effizienter sein, aber in den allermeisten Fällen erreichst du deutlich mehr, wenn du deine bestehende To-Do-Liste gründlich überarbeitest. Auch wenn das weniger Spaß macht.
Du nutzt zu viele verschiedene Systeme und Listen
Die Priorisierung ist in meinem System ziemlich intuitiv und beruht darauf, dass ich alle Aufgaben im Blick habe. Wenn ich sie auf zu viele unterschiedliche Listen oder gar Aufgabensysteme verteile, geht dieser Überblick verloren. Deshalb ist eine zentrale Liste in einem Tool so wichtig.
Interessant ist hier das Zusammenspiel von beruflichem und privatem Aufgabenmanagement. Die richtige Strategie hängt von deinem Leben ab. Wie stark sind Beruf und Privatleben miteinander verknüpft? Arbeitest du auch bei der Arbeit immer mal ein privates Thema ab und von zuhause immer wieder was Berufliches? Oder lebst du eine strikte Trennung? Folgende Systeme sind denkbar:
- Eine gemeinsame Aufgabensammlung für private und berufliche Themen
- Ein gemeinsames Tool, aber getrennte Listen
- Komplett getrennte Systeme
Und natürlich jede Art von Mischform. Mach dir klar, was du wirklich brauchst und entscheide bewusst, was am Besten zu dir passt.
Erfahrungsbericht: So sieht mein Aufgabenmanagement aus
Meine beruflichen Aufgaben manage ich in Outlook, denn das ist das von der Firma vorgegebene Email-Tool und ich schätze die Möglichkeit, Mails schnell in Aufgaben umwandeln zu können. Die Aufgaben synchronisiere ich Erinnerungen auf mein Iphone, so habe ich auch von Zuhause immer Zugriff. Das ist mir wichtig, weil mir auch nachmittags immer mal wieder was einfällt, das ich so einfach hinzufügen kann. Und wenn abends darüber nachdenke, was am nächsten Tag so ansteht, habe ich ebenfalls alles schnell im Blick.
Meine privaten Aufgaben erfasse ich ebenfalls als Erinnerungen auf dem Iphone, allerdings in einer anderen Liste, die ich nicht mit dem beruflichen Outlook synchronisiere. So kann ich auch während dem Arbeitstag bei Bedarf schnell darauf zugreifen, habe sie aber nicht ständig im Blick und werde dadurch nicht abgelenkt. Weil ich die Iphone Erinnerungsapp nicht sonderlich komfortabel finde, nutze ich die App GoodTask – die einzige, die ich gefunden habe, die gut mit Erinnerungen umgehen kann und nicht auf ein eigenes System zurückgreift.
Du siehst: die genaue Ausgestaltung hängt sehr von deinen Rahmenbedingungen ab. Du solltest hier dein persönliches System finden, das für dich gut und möglichst einfach funktioniert. Nur wenn du gerne damit arbeitest und es deine Zwecke erfüllt, wirst du es auf Dauer gerne nutzen.
So viel für heute, ich hoffe meine Tipps helfen dir weiter. Lass mich doch wissen, wie es dir damit geht und vor welchen Herausforderungen du stehst, hinterlasse doch gerne einen Kommentar.
Nächste Woche folgt der letzte Teil dieser Serie. Dann geht es darum, was du tun kannst, wenn es einfach zu viele Aufgaben sind und du keine Chance mehr hast. Folge mir am Besten auf Pinterest, damit du es nicht verpasst.
Du schaffst das.
Alles Gute,
Jessica
Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Wie du als Working Mom den Überblick gewinnst.
Die bisher erschienen Teile der Serie findest du hier:
Teil 1: Aufgaben organisieren und den Überblick herstellen
Teil 2: Halte deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
Teil 3: Häufige Schwierigkeiten bei der Umsetzung
Teil 4: Wenn es einfach zu viele Aufgaben sind
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