Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Teil 1: Aufgaben organisieren und den Überblick herstellen

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So viel zu tun – so manche berufstätige Mama fühlt sich wie im Hamsterrad gefangen. Ständig brummt der Kopf „ich muss noch dies, ich muss noch das und ach ja, jenes darf ich auch nicht vergessen“. Das muss nicht sein: wenn du ein zuverlässiges Aufgabenmanagement hast, reduziert sich der Druck erheblich und du bekommst den Kopf frei. 

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Was dir ein gutes Aufgabenmanagement bringt

• Einen freien Kopf: alles, was du dir aufgeschrieben hast, musst du dir nicht mehr merken. 
• Mehr Überblick: du siehst auf eine Blick vor dir, was du alles tun musst, dadurch fühlst du dich souveräner und weniger getrieben. 
• Bessere Prioritäten: du arbeitest eher am Wichtigen statt immer nur am Dringenden. 
• Mehr Zuverlässigkeit: du vergisst nichts mehr, dadurch entfallen Panik-Aktionen, die im Alltag viel Energie kosten
• Weniger Arbeit: wenn du alle Aufgaben vor dir siehst, erkennst du schneller, ob das noch zu schaffen ist. Das hilft dir, im Zweifel leichter nein zu sagen. 

Der Aufwand, um all das zu erreichen, ist gar nicht so groß: einen ersten Überblick kannst du schon mit 3 einfachen Schritten in etwa einer einer Stunde gewinnen. Wie du dazu vorgehst, erfährst du in diesem Artikel. 

Damit dieser Überblick dauerhaft erhalten bleibt, brauchst du aber ein System hinter deinem Aufgabenmanagement. Dazu musst du nochmal etwa eine Stunde investieren – und vor allem konsequent dran bleiben. Die wichtigsten Schritte dazu findest du in Teil 2 dieser Serie. In Teil 3 folgen dann die häufigsten Umsetzungsschwierigkeiten und was du dagegen tun kannst.

Manchmal ist es aber auch einfach zu viel. Dann hilft alles optimieren nichts, denn dadurch dreht sich das Hamsterrad einfach nur schneller. In diesem Fall, musst du Aufgaben abgeben oder streichen, Tipps dazu folgen in Teil 4 der Serie. Am Besten du folgst mir auf Pinterest, um ihn nicht zu verpassen. 

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1. Entscheide dich für ein Tool für dein Aufgabenmanagement

Als erstes solltest du dich entscheiden, wo du deine Aufgaben sammeln möchtest. Das kann ein Notizbuch sein oder ein elektronisches Tool. Welches ist ziemlich egal, du kannst dich ganz nach deinen Vorlieben richten. Wichtig ist aber folgendes:

• Entscheide dich für ein Tool in dem du deine To-do-Liste führst. Mehrere Tools, Listen oder Zettelsammlungen sind gefährlich, du hast dann gerade nicht den Gesamtüberblick und damit steigt das Risiko, etwas zu übersehen. 
• Dein Tool sollte  immer schnell verfügbar sein. Wenn es gerade nicht da ist und du eine Aufgabe „schnell mal“ auf ein Post-It kritzelst, hast du wieder etwas außerhalb deines Systems, an das du denken musst. Und genau das wollen wir vermeiden.
• Wenn du dich für ein Tool entschieden hast, dann behalte es bei – außer sehr gute Gründe sprechen für einen Wechsel. Denn jeder Wechsel des Tools kostet Zeit, und davon hast du wahrscheinlich eh zu wenig. 

2. Sammle alle deine Aufgaben 

Sobald du ein Tool hast, fange an, alle deine Aufgaben darin zu erfassen. Mach ein Brainstorming und schreib alles auf, was du im Kopf hast. Dann schau weiter an allen möglichen Eingängen: Liegt im Maileingang noch eine Aufgabe? Auf dem Poststapel? Hast du irgendwelche Listen? Gehe gedanklich alle deine Projekte und Ziele durch: für welches müsstest du etwas tun? Schau durch die Wohnung: was müsstest du da alles erledigen? 

Denke nicht weiter nach ob und wann du das tun könntest, erfasse erstmal alles auf deiner To-Do-Liste. Ziel dieses Schrittes ist es, alles aus dem Kopf zu bekommen, so dass du nicht mehr weiter dran denken musst. Vielleicht merkst du schon, wie der Druck nachlässt, einfach dadurch, dass du alles aufgeschrieben hast?

3. Sortiere möglichst viel aus

Erst jetzt kommen wir dazu, die Aufgaben zu sortieren: Was davon musst du wirklich erledigen? Was könnte auch jemand anderes tun? Was ist nice to have? Und am wichtigsten: was kannst du komplett streichen?

Streiche so viel wie möglich, und zwar auch in deinem Kopf: entscheide dich bewusst und lasse los. Entscheide, dass der Schrank erstmal unordentlich bleibt, dass du die Kinderklamotten entsorgst statt sie zu flicken, dass du keinen Kuchen fürs Kita-Fest bäckst. Oder beruflich an einem Termin nicht teilnimmst, das neue Projekt ablehnst, die Aufgabe nur gut statt hervorragend erledigst. 

Alles, das auch jemand anderes tun kann, solltest du übergeben. Stelle sicher, dass die Person versteht, was sie tun soll und die Aufgabe annimmt. Dann kannst du dich entscheiden, ob du ihr vertraust und die Aufgabe damit aus deiner Liste löscht, oder ob du eine eigene Liste für solche delegierten Aufgaben führen möchtest.

Die Nice to have-Aufgaben solltest du besonders  kritisch durchgehen: glaubst du wirklich, dass du das irgendwann erledigst? Ist es dir wichtig genug, um es beizubehalten? Oder kannst du es nicht auch streichen? 

4. Setze die richtigen Prioritäten

Alles was übrig bleibt, wird priorisiert. Es gibt eine Vielzahl von Methoden zur Priorisierung, mir hilft die 1-Minute-To-Do-List von Michael Linenberger am Besten. Dabei werden die Aufgaben in 3 Kategorien eingeteilt: 

• Jetzt wichtig
• Bald wichtig
• Irgendwann

Die Kategorie „Jetzt wichtig“ darf maximal 5 Aufgaben enthalten, die Kategorie „Bald wichtig“ höchstens 20. Stelle sicher, dass du die Grenzen einhältst, dadurch bleibt dein System übersichtlich. 

Technisch lässt sich das gut über Prioritäten umsetzen, die fast jedes Aufgabenprogramm bietet. Die Irgendwann-Aufgaben haben normale Priorität, „Bald Wichtig“ bekommt die Stufe 1 und „Jetzt Wichtig“ die höchste Priorität. Oder du führst zwei Listen: eine für die „Irgendwann“-Aufgaben und eine weitere, in die du die Aufgaben verschiebst, wenn sie wichtig werden. 

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Soviel für heute, ich hoffe, das hilft dir beim Aufbau deines eigenen Aufgabenmanagements weiter. Im nächsten Beitrag erfährst du, was du tun kannst, um deine To-do-Liste dauerhaft aktuell zu halten. Folge mir am Besten auf Pinterest, damit du es nicht verpasst. 

Mein Aufgabenmanagement stützt sich übrigens stark auf Getting Things Done von David Allen bzw. das davon abgeleitete Zen to Done von Leo Babauta. Beides kann ich euch sehr empfehlen, darin sind die angerissenen Punkte noch wesentlich genauer beschrieben und um weitere Faktoren ergänzt.

Du schaffst das. 

Alles Gute, 

Jessica

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Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Wie du als Working Mom den Überblick gewinnst.

Die bisher erschienen Teile der Serie findest du hier:
Teil 1: Aufgaben organisieren und den Überblick herstellen
Teil 2: Halte deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
Teil 3: Häufige Schwierigkeiten bei der Umsetzung
Teil 4: Wenn es einfach zu viele Aufgaben sind