Wenn es einfach zu viele Aufgaben sind

Egal wie gut du dich organisierst: manchmal sind es einfach zu viele Aufgaben. Dann kannst du noch so viel optimieren, das Hamsterrad dreht sich nur schneller. Immer schneller, bis du nicht mehr kannst. Soweit muss es nicht kommen, wenn du an den richtigen Punkten ansetzt. 

In den letzten Beiträgen hatte ich darüber geschrieben, wie du den Überblick über deine Aufgaben gewinnen kannst, wie du diesen Überblick auf Dauer bewahrst und wie du die häufigsten Probleme bei der Umsetzung eines Aufgabenmanagements in den Griff bekommst. Schau dir besonders den letzten Teil nochmal an und überarbeite deine To-Do-Liste gründlich. 

Wenn immer noch zu viele Aufgaben übrig bleiben, liegen die Ursachen wahrscheinlich tiefer. Dann solltest du an deinen Prioritäten und Ansprüchen ansetzen, klare Grenzen ziehen und prüfen, welche Aufgaben du abgeben kannst. Einen Überblick über die wichtigsten Ansatzpunkte dazu findest du hier. 

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Was ist dir wirklich wichtig? Und was nicht?

Was sind deine Prioritäten?

Werde dir klar darüber, was wirklich wichtig für dich ist. Wo liegen deine Prioritäten? Eher bei der Familie, dem Haushalt, der Arbeit? Was ist dir in welchem Lebensbereich am wichtigsten? Und umgekehrt? Was ist nicht so wichtig? Stelle ruhig die Dinge nebeneinander: Ist es dir wichtiger Zeit mit deinen Kindern zu verbringen, oder saubere Fenster zu haben? 

Was möchtest du verändern? Möchtest du mehr Zeit für dich, um Energie zu tanken? Zeit, die du gemeinsam mit deinen Kindern verbringen kannst? Zeit für ein Hobby, ein Projekt? Oder weniger Stress, um den Alltag gelassener und zufriedener zu meistern?

Formuliere deine Ziele und Prioritäten so konkret wie möglich. Je klarer du bist, desto leichter wird dir das Durchhalten im Alltag fallen. Führe dir dieses Warum immer wieder vor Augen, wenn du vor einer Entscheidung stehst. Nein sagen fällt viel leichter, wenn du dich nicht gegen die neue Aufgabe, sondern für deine Prioritäten  entscheidest. 

Lebe das Pareto-Prinzip

Kennst du das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel? 20% deiner Aufgaben sind für 80% deines Erfolgs verantwortlich.Frage dich, welche deiner Aufgaben, den größten Teil zum Ergebnis beitragen. Und zwar ganz egoistisch, nicht nur zu einem guten Arbeitsergebnis, sonder auch zu einer positiven Wahrnehmung deiner Leistung. 

Das heißt, dass du lieber an der Präsentation für deinen Chef feilen solltest, als die Auswertung für den Kollegen zu machen, auch wenn das egoistisch wirkt. Prüfe die Aufgaben, die viel Aufwand machen und wenig Ergebnis bringen. Was passiert, wenn du das einfach gar nicht machst? Oder nur mit minimalem Aufwand? Hab Mut zur Lücke.

Das gilt übrigens auch im Privatleben: reichen vielleicht 20% der Zeit, die du üblicherweise in den Haushalt steckst, um 80% der Ordnung herzustellen? Welche Aufgaben könntest du dir sparen oder viel seltener durchführen, ohne dass es wirklich auffällt? 

Oder im Umgang mit den Kindern: was ist dir am wichtigsten, um dich als gute Mutter zu fühlen? Welche 3 Dinge solltest du unbedingt jeden Tag tun? Konzentriere dich darauf und lasse beim Rest Fünf gerade sein.. 

Reduziere deine eigenen Ansprüche

Lass deinen Perfektionismus los

Hand aufs Herz: wieviel von deinem Stress machst du dir selbst? Was muss wirklich unbedingt sein, und was ist nur scheinbar wichtig? Gesunde Snacks für die Kinder selber backen? Regelmäßige Bastelstunden um die Kreativität zu fördern? Das perfekte Geschenk zum nächsten Geburtstag? Was wäre, wenn du da einfach locker lässt?

Fällt dir schwer? Warum? Welche Ängste hast du? Nimm sie zur Kenntnis, lass sie zu und probier es trotzdem mal einfacher. Wetten, dass es gar nicht so schlimm ist? Gerade wenn du zu viele Aufgaben auf dem Zettel hast, hilft ein gesunder Pragmatismus enorm.. 

Mach dich unabhängig von der Meinung anderer

Und wenn die anderen Mamas dich dafür verurteilen? Glaube mir: das meiste spielt sich nur in deinem Kopf ab. Und wenn nicht, was solls – oder gibst du wirklich was auf die Meinung von so Jemandem?

Wichtig ist nur, wie es dir damit geht. Das ist der Punkt, an dem du ansetzen solltest. Wie fühlt es sich an? Hast du ein schlechtes Gewissen? Warum? Wer sagt, dass etwas so gemacht werden soll? Und was passiert, wenn du es anders machst? Trau dich, in deinem eigenen Interesse Abstriche zu machen. 

Setze Grenzen, wenn du zu viele  Aufgaben hast

Übe Nein zu sagen

Ja, ich weiß, wer den Kollegen nicht hilft, ist unsympathisch und unsozial. Siehs mal von der anderen Seite: stell dir vor, du bittest deine Kollegin um einen Gefallen. Sie antwortet mit einem freundlichen “Tut mir leid, das schaffe ich leider nicht. Ich arbeite ja nur Teilzeit.” Und? Magst du sie jetzt nicht mehr? Oder hast du eher Verständnis und suchst nach einer anderen Lösung? Eben. Und das nächste mal würdest du vielleicht gleich jemand anderen Fragen. 

Auch privat solltest du dich öfters trauen Nein zu sagen. Du bist keine schlechte Mutter, wenn die Einladungen zur Geburtstagsparty nicht selbst gebastelt sind. Hör auf dir selbst Druck zu machen und sag auch Nein zu deinen eigenen Ansprüchen. Vielleicht hilft dir dieser Gedanke: Jedes Nein ist zugleich ein Ja zu dir selbst. Ein Ja zu mehr Zeit für dich, Zeit für deine Kinder, Zeit für Sport – was auch immer dir wichtig ist. 

Führe eine Not-To-Do-Liste

Überlege dir in einem ruhigen Moment, was die Aufgaben sind, die viel Zeit kosten, aber nicht unbedingt nötig sind. Kuchen für die Kita selbst backen, warmes Abendessen kochen, Kinderkleider bügeln usw. Schreibe dir wirklich eine Liste und entscheide dich dafür, in Zukunft nein zu sagen. 

Gleiches gilt für den Beruf: wenn du auch da zu viele Aufgaben hast, dann schreib auf, was du in Zukunft nicht mehr tun willst. Dem anstrengenden Kollegen etwas abnehmen, jedes Mal für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verantwortlich zu sein, Sonderprojekte übernehmen. Alles, was dich nicht wirklich weiterbringt und viel Zeit kostet, gehört darauf. Wenn du dir vorher Gedanken gemacht hast, fällt dir ein Nein im Ernstfall viel leichter. 

Habe einen Überblick über deine Aufgaben, Termine  und Ziele

Nein zu sagen fällt dir auch dann leichter, wenn du auf einen Blick siehst, was eine zusätzliche Aufgabe bedeuten würde. Dazu solltest du einen Überblick über deine Aufgaben haben, wie dir das gelingt, findest du im ersten Teil meiner Serie zu Aufgabenmanagement. 

Mach es dir zur Gewohnheit, bevor du irgendwas zu sagst, immer erst auf deine Aufgabenliste und in deinen Kalender zu schauen. Wenn du sowieso schon zu viele Aufgaben auf der To-Do-Liste hast, wirst du dann schon ganz von allein öfters ablehnen. 

Gib Aufgaben ab

Delegiere soviel wie möglich

Wenn du eine Führungsposition hast, stell sicher, dass du so viel wie möglich delegierst. Falls du dir damit schwer tust, suche nach Wegen dich weiter zu entwickeln. Denn wenn du die Aufgaben übernimmst, die eigentlich andere tun können, hast du keine Chance mehr deine eigenen zu schaffen – und damit wirst du langfristig in eine Sackgasse landen. 

Aber auch wenn du keine Führungsposition hast, kannst du delegieren. Bist du tatsächlich diejenige, die die Aufgabe am Besten lösen kann? Oder könnte das jemand anderes besser? Oder zumindest einen Input liefern könnte, der es dir wesentlich leichter macht? Trau dich die Dinge zu hinterfragen und alternative Lösungen vorzuschlagen. Oder auch mal einfach um einen Gefallen zu bitten. 

Auch im privaten Umfeld kannst du delegieren, etwa an deinen Partner oder deine Kinder. Aber es gibt noch viel mehr Möglichkeiten: andere Mamas können Fahrdienste für dich mit übernehmen, du kannst eine Putzhilfe einstellen oder einen Babysitter. Überlege doch mal, wen du alles als “Mitarbeiter” einspannen könntest und wer welche Aufgabe übernehmen könnte.

Gib ganze Verantwortungsbereiche ab 

Wichtig ist, richtig zu delegieren. Nicht nur eine Aufgabe, sondern den gesamten Verantwortungsbereich. Statt deinen Partner darum zu bitten, heute die Mülltonne zu leeren, übertrage ihm die Verantwortung für den Müll. Und dann beiß die Zähne zusammen und halte durch. Mach deutlich, dass dich das nichts mehr angeht, irgendwann wird er schon merken, dass der Müll überquillt. 

Wenn du das nicht tust, sondern nur einfache Aufgaben delegierst, wird die Verantwortung immer an dir hängen. Du bist dafür verantwortlich, ihn zu bitten, den Mül raus zu bringen. Man spricht inzwischen von Mental Load, der zu deinen sowieso schon zu vielen Aufgaben dazukommt und dich zusätzlich belastet. Durchbrich diesen Teufelskreis. 

Mach es dir leicht

Vereinfache, wo immer möglich

Mache dir dein Leben möglichst leicht, du darfst das. Suche immer den einfachsten Weg. Die Wäsche kostet zu viel Zeit? Miste aus und behalte nur, was in den Trockner kann und nicht gebügelt werden muss. Das tägliche Kochen ist zu aufwändig? Koche am Wochenende vor oder serviere nur ein kaltes Vesper. 

Ähnlich funktioniert es bei der Arbeit: eine Aufgabe kostet dich regelmäßig viel Zeit? Investiere deine Energie lieber in eine Vereinfachung, von der du dauerhaft profitierst. Vieles lässt sich automatisieren; wenn du das selbst nicht kannst, überlege welcher Kollege dich unterstützen würde. Oder hinterfrage, ob die Grafiken so aufwendig sein müssen und schlage eine effizientere Lösung vor.

Meine Erfahrung als Führungskraft ist, dass gerade Frauen oft endlose Zeit in Fleißaufgaben stecken, die bei genauem Hinsehen ganz einfach eingespart werden können. Wenn man sich nur traut, sie zu hinterfragen und sich die Mühe macht, nach Alternativen zu suchen. Und dreimal dürft ihr raten, wer beruflich weiter kommt: das fleißige Bienchen, das ohne Hinterfragen alles erledigt, oder der strategisch Faule, der die Aufgaben durch clevere Lösungen eliminiert?

Sei vorbereitet auf wiederkehrende Aufgaben

Viele Aufgaben kehren immer wieder und lassen sich ganz einfach in Blöcken erledigen. Sorge dafür, dass du immer einige Geschenke für Kindergeburtstage parat hast, einige Mitbringsel für Einladungen bei Freunden. Damit musst du nicht jedes Mal ein To-Do aufschreiben sondern packst einfach etwas aus dem Vorrat ein. 

Gleiches gilt für clevere Vorratshaltung: bei Bedarf komme ich mit den Lebensmittelvorräten locker eine Woche aus – gefrorenes Gemüse, Konserven usw. retten mich. Wenn es stressig wird, streiche ich den Wocheneinkauf einfach. Überlege, welche Ansatzpunkte du hast. Welche Aufgaben kannst du bündeln und vorab erledigen, um später Zeit zu sparen?

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Das waren meine Tipps, falls du zu viele Aufgaben hast. Helfen sie dir weiter? Hast du vielleicht noch weitere Ideen? Oder wünscht dir weitere Informationen zu einem der Themen? Lass es mich wissen, ich würde mich freuen. 

Du schaffst das. 

Alles Gute,

Jessica

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Ein zuverlässiges Aufgabenmanagement einrichten – Wie du als Working Mom den Überblick gewinnst.

Die bisher erschienen Teile der Serie findest du hier:
Teil 1: Aufgaben organisieren und den Überblick herstellen
Teil 2: Halte deine To-Do-Liste dauerhaft aktuell
Teil 3: Häufige Schwierigkeiten bei der Umsetzung
Teil 4: Wenn es einfach zu viele Aufgaben sind